Door de groei en overnames van DPG Media kwamen er de afgelopen jaren veel titels bij, die allemaal werkten met hun eigen redactiesysteem. Om dat gelijk te trekken, stond IT voor een monsterklus die eind 2021 werd opgeleverd: alle nieuwsredacties gingen over op een nieuw, op maat gesneden redactiesysteem.

Nu werken alle journalisten, eindredacteuren en vormgevers in Nederland en België in hetzelfde ‘landschap’. Daarvoor bestonden er tientallen verschillende, verouderde systemen met een wirwar aan configuraties, technologieën en set-ups. “Dat moest veel simpeler”, zegt Leslie Jacobs, IT Director Business Applications.

Het onderhoud was complex door al die diverse programma’s. “Elke dag waren er systeemfouten, maar de krant van de volgende dag moest er wel komen. De IT-sores kostten de redacties een hoop frustratie. Dat kon zo niet langer”, blikt Jacobs terug.

Eind 2018 werd daarom besloten tot een oplossing. IT, business en redacties streefden gezamenlijk naar hetzelfde doel: een uniform, toekomstbestendig en efficiënt systeem om gezamenlijk in te werken. De hele keten van planning tot uitlevering (digitaal en print) werd voor alle DPG-kranten in het nieuwe landschap gevat.

Het bleek een hobbelig proces, dat veel tijd en inspanning kostte. “Constante wisselwerking was nodig. Die samenwerking heeft geleid tot het succesvolle eindresultaat”, stelt Jacobs. Tweehonderd collega’s werkten dagelijks aan het uitdenken, bouwen en bijschaven van alle functionaliteiten. Want voortdurend moest er worden bijgestuurd. Pas toen er een systeem was dat aan de minimale wensen voldeed, gingen de eerste redacties dit testen, ook al piepte en kraakte het toen nog. Hun feedback was essentieel. Jacobs: “Zonder de hulp van vooral de regionale kranten was het eindresultaat onhaalbaar geweest.”

Zodra het systeem voldeed, moesten alle computers vervangen worden en kreeg iedereen - in coronatijd - een opleiding. Redacties die jarenlang op een bepaalde manier hadden gewerkt, moesten ineens omschakelen. De deadline van 31 december 2021 naderde ondertussen snel. “Maar het is gelukt. Het was een gigantische operatie. Een huzarenstukje, als ik hier nu op terugkijk.”

Er kan worden gewerkt, maar het landschap is nog niet af. “Wij hebben een basissysteem neergezet. De fundamenten en het huis staan er en nu gaan wij verder met bouwen en inrichten. Bepaalde functionaliteiten gaan we nog toevoegen. Er ligt dus nog een berg werk.”

Tegelijkertijd pakt DPG Media de verouderde abonnementsystemen aan. Deze keten is volgens Jacobs misschien wel het ingewikkeldst. “Het zijn processen die impact hebben op tal van business- en IT-gebieden. Ze vragen dus om een zeer intensieve samenwerking.” Onder meer het registreren en aanpassen van abonnementen, de betaling, de aansturing van de distributie, klantenservice, selfservice en de klachtafhandeling vallen hieronder.

Jacobs: “Dit nieuwe landschap bepaalt wie wanneer welke krant of magazine krijgt. Ook de facturatie is eraan gekoppeld. Gezien de volumes waar we bij DPG Media over spreken, kan de minste fout grote gevolgen hebben.”